共同利用は第三者提供の例外として認められていますが、以下の点について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、共同して利用する者との間で共同利用について契約に定める必要があります。
- 共同して利用すること
- 共同して利用される個人情報の項目
- 共同して利用する者の範囲
- 共同して利用する者の利用目的
- 共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名
これらをプライバシーポリシーに明記することで本人が容易に知り得る状態を確実にし、個人情報管理台帳でも共同利用として記録しておくことが求められます。