必要なときに必要な人がアクセス可能な状況にあることが必要であり、必ずしもすべての書類を全社員に理解させることまでは必要ではありません。(例えば、特定の業務に関する手順書などの場合は、その業務に関与する社員が理解できていれば問題ないと考えられます。)
反対に、業務上、把握・理解しておくべき人が確実にアクセスできる状態にしておくことは必要です。
必要なときに必要な人がアクセス可能な状況にあることが必要であり、必ずしもすべての書類を全社員に理解させることまでは必要ではありません。(例えば、特定の業務に関する手順書などの場合は、その業務に関与する社員が理解できていれば問題ないと考えられます。)
反対に、業務上、把握・理解しておくべき人が確実にアクセスできる状態にしておくことは必要です。