規格上、不適合の書き方について明確な定めはありませんが、少なくとも以下のような情報が含まれていることが望ましいです。
- 適合していないことが確認された要求事項
- 不適合の裏付けとなる客観的証拠
- 不適合の理由(不備の内容)
以下は、不適合の記述例です。
「PMS構築・運用指針 J.8.5では、個人情報を直接取得する際に定められた事項に対する同意を得ることが規定されていますが、コーポレートサイト上の問い合わせフォームを確認したところ、同意の取得が行われておらず、規格要求を満たしていませんでした。」