区分の整理については、以下の整理で問題ありません。
- 求人申込み時に担当者情報を提供する行為：第三者提供
- 求職者紹介時に応募者情報を受領する行為：第三者からの取得
また、ハローワークは企業の業務委託先ではなく、データを共同管理する関係にもないため、委託・共同利用のいずれにも該当しないという整理で問題ありません。
授受記録の記載要否については、個人情報保護法上、「法令に基づく提供」は第三者提供の記録義務の対象外とされています。
ハローワークによる職業紹介は職業安定法等に基づく公的業務に該当するため、授受記録の記載対象外として運用することで問題ありません。