郵送物誤送付時(疑い含む)の一般的な初動対応は、以下のとおりです。
※組織内のルールなどがある場合は、そちらを優先してください。
0. 社内での報告、相談(従業員向け)
郵送物の誤送付が発生したことについて、組織内で定められたインシデント報告フローに従い、担当者(上長やセキュリティ部門など)に報告し、指示を仰いでください。
1. 誤送付先および本来の送付先へお詫びの連絡
社内への報告・共有後、速やかに、誤送付先および本来の送付先に対してお詫びの連絡を行いましょう。
その際、誤送付先には当該郵送物の破棄または返却を依頼し、破棄してもらう場合には可能であれば破棄の証明を取得してください。
※個人情報が含まれる場合、別途個人情報に関わるインシデントのコンテンツを参照。
2. 誤送付原因の調査
誤送付が発生した原因や類似のインシデントが発生する可能性などについて調査、分析し、必要な再発防止策を実行します。
3. 誤送付先および本来の送付先への調査・対応結果の報告
誤送付原因の調査等完了後、誤送付先および本来の送信先へその結果（事案の概要、発覚の経緯、根本原因、再発防止策など）を報告しましょう。