誤送信の防止策としては、宛先の二重確認や教育などの人的対策と、添付ファイルの暗号化や誤送信防止機能などの技術的対策を組み合わせることが有効です。
例えば、以下のような誤送信防止策が考えられます。
- メール送信前の宛先・添付ファイルの二重確認ルールの制定
- CC・BCCの使い分けに関する教育の実施
- 添付ファイルの暗号化(パスワード設定)の義務化
- メールシステムの誤送信防止機能(送信遅延・宛先警告等)の活用
- 定期的な情報セキュリティ教育への誤送信事例の組み込み
等が効果的です。
技術的対策と人的対策を組み合わせることが重要です。
最近では、データはクラウドストレージを利用して授受したり、メールではなく宛先が限定されたり送信を削除できるSlackなどのチャットツールの利用も広がっています。
ただ、それでも誤送信が発生することがあります。
慌てていることや疲れなども注意力に影響し誤送信の要因になりますので、社内外を通じた誤送信事例から学ぶことが重要です。