Pマーク取得組織が事業承継(合併・事業譲渡等)を行う場合、取得・管理している個人情報の引継ぎについては、個人情報保護法上の手続きとPMS(個人情報保護マネジメントシステム)の継続運用の観点から整理する必要があります。
【個人情報保護法上の対応】
事業承継に伴って個人データが承継先に移転する場合、その移転の法的根拠を確認します。
合併や会社分割(包括承継)の場合は、個人情報保護法上の「第三者提供」には該当せず、本人同意は原則不要とされています。
一方で、事業譲渡(特定承継)の場合は取り扱いが異なる場合があるため、個別の状況を確認してください。
【PMS運用上の対応】
1. 個人情報管理台帳の引継ぎ
承継する個人情報の種類・件数・利用目的・保管場所・委託先等を台帳ごと引継ぎます。
2. 従業者への周知・教育
承継後の新組織において、個人情報の取扱いルールと権限を改めて周知・教育します。
3. 利用目的の確認・見直し
承継後の事業内容に照らして、引き継いだ個人情報の利用目的が適切かを確認します。
必要に応じてプライバシーポリシーを更新し、本人への通知または公表を行います。
4. 委託先管理の見直し
承継に伴い委託先との契約内容が変わる場合は、秘密保持条項等を含む契約の確認・更新を行います。
なお、承継後の組織がPマークの付与の地位を継続する場合は、審査機関への手続きが別途必要となります。