HDDやSSDをメーカーへ修理・交換に出す場合は、まずメーカーのサービス規約や契約の中で、修理・交換対象のHDDやSSD内の情報についての機密保持に関する定めの有無を確認する必要があります。
ただし、過去に処分事業者で機材の不正持ち出し等が発生した事案もあったため、自社で確実にデータを消去できているとリスクが低下します。
つまり、メーカー側でのデータ消去や管理(メーカーへの送付経路も含め)に不安がある場合は、自社でのデータ消去を行ってください。
ISMS(情報セキュリティ)の観点から、HDDやSSDの修理や交換の流れの中のどのポイントでデータを消去しているかを明確にして、自社であれメーカーであれそれを確実にするプロセスが確立され、何らかのエビデンスで確認できることが重要です。
消去記録としては、対象媒体のユニークID、対応日時、対応者、その他付随情報(実施場所、使用した消去装置、消去対応の経緯等)を残しておくことが考えられます。
あくまで参考情報となるため、自社の運用に合わせて項目を調整してください。