誤格納したデータについては、削除前の閲覧履歴及びダウンロード履歴を確認し、本来閲覧を想定していない人がアクセスしていないかを確かめることをおすすめします。
誤格納後すぐに発見して削除している場合、第三者に閲覧・ダウンロードされた可能性は低いと考えられます。
ただし、情報が意図しない相手に渡っていた場合は情報漏えいとなり、インシデントの影響範囲や重要度の評価が変わります。
確認の結果、閲覧・ダウンロードが判明した場合は、当該情報の関係者への連絡要否を含めて追加対応をご検討ください。
すでに履歴を確認し、問題がないことを確認済みであれば、追加の対応は不要です。
今後同様の誤格納が発覚した場合は、対象データを削除する前に閲覧履歴及びダウンロード履歴を確認し、記録として残すことをおすすめします。
削除後は履歴を追えなくなる場合があり、後から影響範囲を判断する根拠がなくなるためです。
ダウンロードや閲覧のログが取得できれば良いのですが、他の手順の一例としては、履歴画面をスクリーンショット等で保存したうえで、対象データを速やかに削除する運用が考えられます。
再発防止策としては、1つの顧客に関する一連の作業を完了し、使用したデータを整理してから次の顧客の作業に移る等、取り違えが起きにくい基本動作を定めて徹底することが有効です。
同種のインシデントが続いている場合は、実際の事例をもとにした従業者教育を実施し、業務ごとの具体的な確認方法まで周知することも効果的かと存じます。
教育の際に重要なことは、通常は正しくデータを格納できているため、正しくデータを格納できている手順とともに、ご格納に至らなかったが誤格納しそうになった事例を集めて共有できれば、誤格納を未然に防ぐためのリアルな注意点も周知することができます。