情報の分類(機密度)に応じて、電子データにも区分を明示する運用事例があります。
例えば、以下のように情報を分類したうえで、機密・極秘に該当する電子データについては、資料のフッターや表紙にその分類を記載するという方法があります。
- 公開情報
- 社内限定
- 機密(またはB情報)
- 極秘(またはA情報)
紙文書と電子データでは同じような分類・ルールで対応することが望ましいため、実際の名称や記載方法については、既存のルールに合わせて設計するとよいでしょう。
なお、新規作成文書への上記ルールの適用にかかる工数はそれほどありませんが、これまで作成してきた文書に、機密や極秘などの分類を記載するのは相当な工数を要します。
そのため、暫定対応として、フォルダ名やファイル名に分類を示す記号や文字を記載することで識別しているケースもあります。