共有先にアクセス権限がなく、フォルダ内のデータを閲覧できない状態であったことを確認できている場合は、実際の情報漏えいには至っていないため、ヒヤリハットとして記録し、原因及び再発防止策を整理する対応で問題ありません。
再発防止策としては、URLを都度取得・貼付けする運用の見直しや、送付前の別担当者によるダブルチェックの導入等が有効です。
あわせて、再発防止策及び有効性確認の計画・進捗管理を年間実施項目管理表等が考えられます。
一方で、再発防止策を検討する際のアプローチとして、誤ったURLを送ったことだけでなく、これまで正しいURLを送ることができていた多くの成功事例(ミスではなかった)に目を向けてください。
上手くできていることを再発防止策とすることができれば、ルールの追加にならずに済む可能性があります。
また、ネットワーク上のフォルダで情報を共有する場合は、フォルダのアクセス権が適切な範囲に付与されていることが前提となっているため、フォルダアクセス権のレビューが有効に機能していることも確認することをおすすめします。