クラウドサービスの提供事業者が外国に個人情報を保管する場合は、データを保管しているサーバーの国名を特定し、委託先管理台帳等に記載しておく必要があります。
委託先管理の目的は、自社の個人情報を預けるにふさわしい事業者であるかを評価し判断することであり、個人情報が保管される国まで把握したうえで、データに責任を持つ必要があるためです。
運用としては、委託先管理台帳に「保管国」の列を追加し、利用規約や契約書等を確認して国名を記入する方法が基本となります。
サービス提供者が保管する個人情報を利用しない場合は、個人情報が保管される国の名称のみの記入で足ります。
一方、サービス提供者が保管する個人情報を利用する場合は、外国にある第三者への提供となるため、提供国を把握したうえで本人への同意の取得など、個人情報保護法第28条に沿った対応が必要となります。